Витік інформації – як захиститися при роботі бухгалтера віддалено

Оцінюючи всі «за» й «проти» співпраці з віддаленим бухгалтером, підприємці замислюються і про те, наскільки це безпечно для бізнесу. Адже до фінансових документів отримає доступ стороння людина. А це означає, що виникає ризик витоку інформації. Наскільки є реальними і виправданими такі побоювання?

Оцінюємо і мінімізуємо ризики витоку комерційної інформації

Причинами витоку комерційної інформації може бути не тільки усне розголошення конфіденційних даних з бухгалтерської документації. Також каналами витоку можуть стати паперові документи і комп’ютери. Наприклад, у більшості випадків є можливість скопіювати інформацію на знімний носій. А також передати інформацію через Інтернет і комп’ютерні мережі. Мається на увазі пересилання даних засобами електронної пошти чи хакерські атаки на бази даних і т.п. Щоб мінімізувати ризики і зберегти конфіденційні дані, важливо забезпечити високий рівень захисту в своєму офісі. А також переконатися, що у підрядника або аутсорсера є достатні технічні можливості для забезпечення безпечної передачі і зберігання бухгалтерських документів.

privacy agreement

Договірні відносини і офіційна відповідальність бухгалтера

Слід нагадати, що в нашій країні комерційна і професійна таємниця підприємства охороняється законом – глава 46 Цивільного кодексу України. Кожен підприємець, який планує співпрацювати з віддаленим бухгалтером, може і повинен захистити свої бізнес-інтереси. А саме узгодити всі питання збереження конфіденційності у відповідному договорі. У такій угоді прописуються права та обов’язки сторін, а також ступінь відповідальності за ті чи інші порушення.

Найкраща гарантія – репутація бухгалтера

Ведучи мову про ризики, що виникають при співпраці з аутсорсерами, багато хто забуває, що винуватцем витоку цінної комерційної інформації може бути і штатний фахівець. При цьому ступінь відповідальності за трудовим договором у такого співробітника набагато менше, ніж у компанії, що надає послуги бухгалтерського супроводу. Адже доступ до внутрішньої документації у штатного співробітника набагато ширше.

Одночасно спеціалізовані бухгалтерські фірми вельми ретельно ставляться до якості роботи і відповідальності своїх співробітників. Адже зіпсована репутація і чутки про недобросовісну діяльності залишать їх без замовників і без роботи. Підприємцю, який вирішив довірити ведення бухгалтерського та податкового обліку зовнішнім виконавцям, потрібно уважно ознайомитися з діяльністю аутсорсера: запросити рекомендації, вивчити відгуки і рейтинги.