Як ставити і контролювати виконання завдань віддаленим бухгалтером?

як ставити і контролювати виконання завдань віддаленим бухгалтеромЗ кожним роком стає все більше організацій, в яких співробітників переводять на віддалену роботу. І ситуація з коронавірусів в 2020 році тільки прискорила цю тенденцію. Все актуальнішими стають послуги ведення бухгалтерського обліку аутсорсинговими компаніями. Такі послуги одні з перших почали надаватися в онлайн-форматі.

Для багатьох підприємців переваги аутсорсингового бухгалтерського обслуговування цілком очевидні. Однак вони зізнаються, що не впевнені, що зможуть організувати віддалену роботу. А саме забезпечити контроль за виконанням поставлених завдань. Все ж контролювати співробітника, який весь час поряд, простіше. Чим контролювати людину, що знаходиться часом за сотні кілометрів від офісу. Всім, хто належить до числа тих, хто сумнівається, рекомендуємо звернути увагу на принципи та інструменти віддаленого співробітництва, які полегшать ці завдання.

принципы организации работы с удаленным бухгалтером

Принципи організації роботи з віддаленим бухгалтером

  • Забезпечте зручні і надійні комунікації та засоби зв’язку. Узгодьте з виконавцем або аутсорсером зручні для вас способи взаємодії: телефон, електронна пошта, чати, месенджери. А також узгодьте умови комунікацій.
  • Встановіть чіткі задачі. Щоб не виникало ніяких суперечок і сумнівів, узгодьте і підпишіть з віддаленим бухгалтером двосторонній договір про бухгалтерський супровід. У ньому повинні бути чітко прописані обов’язки і відповідальність кожного учасника угоди. Швидко вибрати відповідний набір послуг допомагають пакетні пропозиції, розроблені аутсорсером.
  • Використовуйте певні контрольні точки. Щоб завжди тримати руку на пульсі. І при цьому не відривати зайвий раз виконавця від роботи. Контролювати ситуацію, зокрема, допомагають CRM системи.
  • Не забувайте про те, що в житті завжди можуть бути форс-мажори. І пандемія 2020 року кращий тому доказ. Будьте готовими до будь-якого розвитку подій. І домовтеся про те, щоб виконавець відразу ж повідомляв про виникнення будь-яких непередбачуваних ситуацій.

Інструменти та технології для роботи з віддаленим бухгалтером

Незалежно від формату ведення бухгалтерського обліку даний бізнес-процес передбачає обмін, обробку, зберігання та підготовку документації. Для цього вам знадобиться:

  • засоби роботи з віддаленим бухгалтеромВибрати спосіб передачі документів та обговорення задач. Дехто віддає перевагу особистій електронній пошті. А інші – через месенджер або через спеціалізовані онлайн-системи типу Planfix або Bitrix. Головне, щоб це влаштовувало і замовника, і виконавця.
  • Організувати роботу файлового сховища для обміну документами. Це повинен бути зручний, функціональний і надійний сервіс. Як варіант — GoogleDrive. Цей сервіс дозволяє забезпечити спільний доступ, редагування та роботу з різними типами документів.
  • Обговорити і узгодити спосіб проведення нарад. Це можуть бути відеоконференції, онлайн-зустрічі і т.п. Сучасні технології та обладнання дозволяють це реалізувати в будь-який час. Наприклад, через Skype або Zoom.
  • Вибрати інструменти для контролю виконання аутсорсером своїх функцій. Це можна робити через різні автоматизовані онлайн-платформи, наприклад через 1С.