Утечка информации – как защититься при работе бухгалтера удаленно

Оценивая все «за» и «против» сотрудничества с удалённым бухгалтером, предприниматели задумываются и о том, насколько это безопасно для бизнеса. Ведь к финансовым документам получит доступ посторонний человек. А это значит, что возникают риски и возможна утечка информации. Насколько реальны и оправданы такие опасения?

Оцениваем и минимизируем риски утечки коммерческой информации

Причинами утечки коммерческой информации может быть не только устное разглашение конфиденциальных данных из бухгалтерской документации. Также каналами утечки могут стать бумажные документы и компьютеры. Например, можно скачать информацию на съёмный носитель. А также передать через Интернет и компьютерные сети. Имеется в виду пересылка секретных данных с помощью электронной почты или хакерской атаки на базы данных и т.д. Чтобы минимизировать риски и сохранить конфиденциальные данные, важно обеспечить высокий уровень защиты в своем офисе. А также убедиться, что у подрядчика или аутсорсера есть достаточные технические мощности для обеспечения безопасной передачи и хранения бухгалтерских документов.

privacy agreement

Договорные отношения и официальная ответственность бухгалтера

Следует напомнить, что в нашей стране коммерческая и профессиональная тайна предприятия охраняется законом – глава 46 Гражданского кодекса Украины. Любой предприниматель, планирующий сотрудничать с удалённым бухгалтером, может и должен защитить свои бизнес-интересы. При этом согласовав все вопросы сохранения конфиденциальности в соответствующем договоре. В таком соглашении прописываются права и обязанности сторон. А также степень ответственности за те или иные нарушения.

Лучшая гарантия — репутация бухгалтера

Говоря о рисках, возникающих при сотрудничестве с аутсорсерами, многие забывают, что виновником утечки ценной коммерческой информации может быть и штатный специалист. При этом степень ответственности по трудовому договору у такого сотрудника намного меньше, чем у компании, предоставляющей услуги бухгалтерского сопровождения. А ведь доступ к внутренней документации у штатного сотрудника намного шире.

Одновременно специализированные бухгалтерские фирмы весьма щепетильно относятся к качеству работы и ответственности своих сотрудников. Ведь испорченная репутация и слухи о недобросовестной деятельности оставят их без заказчиков и без работы. Предпринимателю, решившему доверить ведение бухгалтерского и налогового учёта внешним исполнителям, нужно внимательно ознакомиться с деятельностью аутсорсера: запросить рекомендации, изучить отзывы и рейтинги.