С каждым годом становится все больше фирм, в которых сотрудников переводят на удалённую работу. И ситуация с коронавирусом в 2020 году только подстегнула эту тенденцию. Все более актуальными становятся услуги ведения бухгалтерского учета аутсорсинговыми компаниями. Такие услуги одни из первых начали предоставляться в онлайн-формате.
Для многих предпринимателей преимущества аутсорсингового бухгалтерского обслуживания вполне очевидны. Однако они признаются, что не уверены, что смогут организовать удаленную работу и обеспечить контроль за выполнением поставленных задач. Все-таки контролировать сотрудника, который все время на виду, проще. Чем контролировать человека, находящегося подчас за сотни километров от офиса. Всем, кто принадлежит к числу сомневающихся, рекомендуем обратить внимание на принципы и инструменты удаленного сотрудничества, которые облегчат эти задачи.
Принципы организации работы с удаленным бухгалтером
- Обеспечьте удобные и надёжные коммуникации и средства связи. Согласуйте с исполнителем или аутсорсером удобные для вас способы взаимодействия: телефон, электронная почта, чаты, мессенджеры. А также согласуйте условия коммуникаций.
- Установите чёткие задачи. Чтобы не возникало никаких споров и сомнений, согласуйте и подпишите с удалённым бухгалтером двусторонний договор о бухгалтерском сопровождении. В нем должны быть внятно прописаны обязанности и ответственность каждого участника соглашения. Быстро выбрать подходящий набор услуг помогают пакетные предложения, разработанные аутсорсером.
- Используйте определённые контрольные точки. Чтобы всегда держать руку на пульсе. И при этом не отрывать лишний раз исполнителя от работы. Контролировать ситуацию, в частности, позволяют CRM системы.
- Не забывайте о том, что в жизни всегда могут быть форс-мажоры. И пандемия 2020 года лучшее тому доказательство. Будьте готовы к любому развитию событий. И договоритесь о том, чтобы исполнитель сразу же сообщал о любых непредвиденных ситуациях.
Инструменты и технологии для работы с удаленным бухгалтером
Независимо от формата ведения бухгалтерского учета данный бизнес-процесс предполагает обмен, обработку, хранение и подготовку документации. Для этого вам понадобится:
Выбрать способ передачи документов и обсуждения задач. Кому-то удобнее это делать через личную почту. А кому-то через мессенджер или через специализированные онлайн-системы типа Planfix или Bitrix. Главное, чтобы это устраивало и заказчика, и исполнителя.- Организовать работу файлового хранилища для обмена документами. Это должен быть удобный, функциональный и надежный сервис. Как вариант — GoogleDrive. Этот сервис позволяет обеспечить совместный доступ, редактирование и работу с разной документацией.
- Обговорить и согласовать способ проведения совещаний. Это могут быть видеоконференции, онлайн-встречи и т.п. Современные технологии и оборудование позволяют это реализовать в любое время. Например, через Skype или Zoom.
- Выбрать инструменты для контроля выполнения аутсорсером своих функций. Это можно делать через различные автоматизированные онлайн-платформы, например через 1С.