Новий вид діяльності ФОП: що перевірити до першої оплати

ФОП продає друковані листівки, а постійний клієнт просить окремо розробити для нього дизайн. Клієнт готовий внести аванс. Перш ніж підтверджувати замовлення, варто перевірити, чи охоплює чинний КВЕД нову послугу, чи дозволяє її ваша група та як оформити оплату. Один і той самий клієнт і той самий рахунок ФОП ще не означають, що правила для нової операції залишилися такими самими.

Якщо потрібен новий КВЕД, додайте його до початку роботи за новим напрямом. Для ФОП на єдиному податку перевірте код у двох місцях: у ЄДР і в реєстрі платників єдиного податку. Передоплату приймайте після перевірки обох записів і умов вашої групи.

Опишіть, за що саме заплатить клієнт

Сформулюйте предмет замовлення одним реченням. Наприклад: «виготовлю й передам 200 готових листівок», «розроблю оригінальний макет і передам файли» або «підберу друкарню та організую замовлення за винагороду». Це різні моделі: виробництво, послуга та посередництво. Для визначення КВЕД має значення фактичний зміст роботи й те, за що ви отримуєте гроші.

Відкрийте опис чинного класу КВЕД. Перевірте, які операції він включає та які прямо винесено до інших класів. Для прикладу зі студією варто зіставити класи 18.12 «Друкування іншої продукції» і 74.10 «Спеціалізована діяльність із дизайну». Якщо студія друкує з готового макета, це одна операція. Якщо клієнт купує окрему розробку дизайну з переданням файлів, її потрібно оцінити окремо. Сам факт, що дизайн і друк входять до одного замовлення, не визначає код автоматично.

Запишіть у робочому описі, хто замовляє і приймає результат, чи є окремі ціни для складових та чи продаєте ви свій товар або дієте від імені іншої особи. Цього опису має вистачити, щоб зіставити майбутнє замовлення з КВЕДом, договором і способом оплати.

Звірте групу єдиного податку й статус замовника

• Перша група. Для неї дозволені роздрібний продаж з торговельних місць на ринках та побутові послуги населенню з переліку Податкового кодексу. З новою послугою перевірте цей перелік і умови групи ще до того, як погодите замовлення.
• Друга група. Послуги можна надавати населенню та платникам єдиного податку. ТОВ на загальній системі як замовник послуги створює порушення умов другої групи. Для виробництва й продажу товарів такого обмеження за статусом покупця немає. Якщо в одному замовленні є і товар, і самостійна послуга, перевірте обидві складові.
• Третя група. Для звичайного ФОП немає обмеження другої групи щодо статусу клієнта, однак залишаються загальні заборони та інші умови спрощеної системи. Перевірте також, чи новий оборот разом із чинним не перевищить ліміт групи.

Зіставте статус замовника в договорі з тим, хто фактично отримує послугу. Якщо за нього платить інша особа, це потрібно коректно оформити й оцінити окремо. Якщо нова модель потребує зміни групи, орієнтуйтеся на дату, з якої нова група застосовується. Подана заява сама по собі не дає права працювати за її умовами.

Якщо обираєте між групами, перегляньте порівняння другої і третьої груп ФОП. Для регульованої діяльності окремо перевірте, чи потрібні ліцензія, дозвіл або інша реєстрація.

Додайте КВЕД і перевірте результат у двох реєстрах

1. Подайте зміни до ЄДР. Це можна зробити через послугу «Змінення даних ФОП» у Дії. Додайте новий код і перевірте, що потрібні чинні види діяльності залишилися в переліку.
2. Перевірте оновлення податкових даних. Для платника єдиного податку Дія автоматично формує й надсилає заяву до ДПС при зміні КВЕД. У Електронному кабінеті перевірте результат опрацювання і за потреби отримайте витяг із реєстру платників єдиного податку. Повідомлення про зміну в ЄДР не підтверджує, що податковий запис також оновлено.
3. Якщо запису немає або отримали відмову, з’ясуйте причину та подайте коректну заяву до ДПС. Погодьте з клієнтом дату старту після підтвердження, особливо якщо він просить виставити рахунок на аванс уже сьогодні.

Для 1-ї та 2-ї груп пункт 298.5 ПКУ встановлює строк подання заяви про зміну видів діяльності до 20-го числа наступного місяця. Для 3-ї групи ПКУ не встановлює окремого строку саме для зміни КВЕД, а ДПС у роз’ясненні щодо цієї ситуації орієнтує на останній день кварталу, у якому відбулися зміни. Ці строки стосуються подання заяви. Для першого замовлення перевірте, що запис уже внесено до реєстру платників єдиного податку.

Якщо ви на загальній системі, реєстр платників єдиного податку до вас не застосовується. Перевірте дані ЄДР, дозвільні вимоги, порядок обліку доходів і документування витрат за новою операцією. Базові кроки налаштування рахунку та обліку зібрані в чеклисті після реєстрації ФОП.

Узгодьте договір, рахунок і порядок оплати

Предмет договору, рядок у рахунку, призначення платежу та документ, яким ви підтвердите виконання, мають описувати одну й ту саму господарську операцію. Якщо студія окремо продає дизайн, у договорі варто визначити, які макети й файли передає виконавець, як замовник їх приймає і що відбувається в разі скасування. Для тиражу окремо погодьте кількість, характеристики і передачу продукції.

Якщо берете аванс, визначте його суму, строк остаточної оплати й умови повернення. Для ФОП на єдиному податку датою грошового доходу за загальним правилом є дата надходження коштів. Тож аванс, який надійшов у п’ятницю, потрібно врахувати за цією датою, навіть якщо готовий результат клієнт отримає наступного тижня.

Вирішіть, як клієнт платить. Якщо він сам робить прямий банківський переказ за реквізитами поточного рахунку ФОП у форматі IBAN, РРО/ПРРО для такої операції зазвичай не потрібен. Готівку, оплату карткою через термінал і платіжні посилання перевіряйте окремо. Для послуг є окремий виняток за пунктом 14 статті 9 Закону № 265, якщо всі розрахунки за послуги проводяться виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та/або сервіси переказу коштів. Важливі умови вашого платіжного сценарію, зокрема що саме ви продаєте і як проведе оплату платіжний провайдер. Детальніше про застосування РРО та ПРРО розповідаємо окремо.

Налаштуйте облік першого замовлення

Створіть окрему мітку напряму в обліку, щоб зіставляти замовлення з документами й банківською випискою. Для кожної операції достатньо бачити номер договору чи замовлення, дату фактичного надходження, суму, спосіб оплати, залишок до сплати та документ про виконання. Якщо покупку скасовано, збережіть підставу й підтвердження повернення.

Для товарів продумайте, як будете зберігати документи на матеріали або партії, відстежувати залишки та підтверджувати передачу. Для послуг підготуйте документ, передбачений договором, і спосіб фіксації прийняття результату. Якщо підключаєте еквайринг або працюєте через платформу, звірте суму оплати покупцем, комісію і виплату від платіжного провайдера. За випискою має бути зрозуміло, за яке замовлення надійшли кошти.

Після першої оплати перевірте весь ланцюжок: замовлення, рахунок, оплата, чек за потреби, запис доходу та підтвердження виконання. Якщо на різних етапах опис операції різниться, виправте шаблони до наступного замовлення. Такі звірки можна включити до регулярного бухгалтерського супроводу ФОП.

Що робити, якщо аванс уже надійшов

Зафіксуйте дату і суму платежу, збережіть договір, рахунок та виписку. Перевірте, що було в ЄДР та реєстрі єдиного податку на момент операції, а також чи відповідав вид діяльності вашій групі. Пізніше доданий КВЕД не змінює дати, на яку діяли попередні записи. До з’ясування ситуації відкладіть нові оплати за цим напрямом.

Для 1-ї та 2-ї груп дохід від діяльності, якої немає в реєстрі платників єдиного податку, підпадає під ставку 15% за пунктом 293.4 ПКУ. Для ФОП 3-ї групи не варто автоматично застосовувати ті самі 15% лише через відсутність КВЕД у реєстрі: для забороненої на спрощеній системі діяльності та інших порушень є окремі підстави. Провадження діяльності, якої немає в реєстрі, також може зобов’язати перейти зі спрощеної системи за підпунктом 298.2.3 ПКУ. Уточніть з бухгалтером, як показати платіж у звітності та чи виник обов’язок змінити систему оподаткування.

Чеклист перед першою оплатою

• Описали фактичну операцію і перевірили, який КВЕД її охоплює.
• Переконалися, що вид діяльності й статус замовника відповідають умовам групи.
• Перевірили запис у ЄДР, а для єдиного податку — також у реєстрі ДПС.
• Узгодили договір, аванс, призначення платежу та підтвердження виконання.
• Перевірили спосіб оплати, потребу в РРО/ПРРО і порядок обліку.

Якщо новий напрям поєднує кілька операцій або ви переходите на роботу з іншим типом клієнтів, до першого авансу доречно замовити податкову консультацію. Підготуйте для неї ваші КВЕДи, групу, опис замовлення і спосіб оплати. Цих даних достатньо, щоб визначити, які питання треба перевірити перед стартом.