Перший місяць роботи ТОВ: які документи й облік налаштувати

ТОВ уже зареєстроване, клієнт готовий внести аванс, а засновник оплатив першу покупку власною карткою. Бухгалтеру потрібно буде окремо підтвердити аванс і з’ясувати, як оформити покупку та її можливе відшкодування. Перший місяць варто організувати так, щоб до кожного платежу можна було швидко знайти договір, документ про виконання й людину, яка за нього відповідає.

Облік ТОВ починається з дати державної реєстрації. Перші внески, банківські комісії та витрати на запуск з’являються ще до продажів. Використайте цей час, щоб визначити податковий статус і домовитися, як команда збирає документи.

Що зібрати одразу після реєстрації ТОВ

Створіть спільну папку з доступом для директора та відповідального за облік. Якщо реєстрацію ТОВ проводив зовнішній фахівець, заберіть у нього установчі документи та підтвердження поданих заяв.

• Дані компанії. Виписка або витяг з ЄДР, код ЄДРПОУ, дата реєстрації, види діяльності та відомості про підписантів.
• Установчі документи. Рішення засновника або протокол, власний статут або відомості про роботу на модельному статуті, дані про частки та вклади.
• Документи керівника. Рішення про призначення, оформлення повноважень і документи, що визначають відносини керівника з компанією.
• План запуску. Перші договори, спосіб приймання оплат, плани найму, інформація про офіс, склад чи інші об’єкти.
• Доступи. Корпоративна пошта, банківський кабінет, електронний кабінет ДПС і КЕП для уповноважених підписантів. Особистий ключ підпису та пароль залишаються у власника ключа.

Зіставте дані в ЄДР, установчих документах і банку. Якщо договір підписуватиме особа, відмінна від директора, перевірте підставу й межі її повноважень до підписання.

Як налаштувати облік за перший місяць: шість кроків

1. Підтвердьте податковий статус. Директор передає бухгалтеру реєстраційні документи та підтвердження поданих заяв. Якщо нове ТОВ має право на третю групу єдиного податку й обирає ставку без ПДВ, заява, подана протягом 10 днів із дня держреєстрації, дає змогу застосовувати цей режим із дати реєстрації. Перевірте запис у реєстрі платників єдиного податку. Окремо звірте статус ПДВ, якщо він потрібен для операцій чи договорів. Коли обраний режим ще не підтверджено, розберіть умови до оформлення першого продажу на податковій консультації.
2. Визначте, хто веде облік. Керівник обирає бухгалтера або команду супроводу, погоджує правила обліку та розподіляє ролі. Зафіксуйте, хто збирає документи, хто погоджує оплату, хто подає звіти та хто перевіряє квитанції. Дайте доступи за ролями й визначте, у кого зберігається резервна копія документів.
3. Налаштуйте банківський рахунок і облік вкладів. Відкрийте рахунок на ТОВ, визначте права на створення й підписання платежів та домовтеся, хто передає виписки. Зіставте розмір і строк внеску зі статутом та рішенням засновників. Загальний строк для повного внесення вкладу — шість місяців із держреєстрації, якщо статут не передбачає іншого. Грошовий вклад зіставте з випискою, а для негрошового підготуйте рішення з оцінкою та документ передачі.
4. Побудуйте маршрут первинних документів. Бухгалтер визначає, які документи потрібні для продажів і закупівель: наприклад, видаткова накладна для товару або акт чи інший належний документ для послуги. Менеджер зберігає договір і додатки, а відповідальний за операцію передає підписані документи до узгодженої дати. Для орендованого офісу чи складу перевірте обов’язок повідомити ДПС за формою № 20-ОПП. Для об’єктів, які підлягають повідомленню, загальний строк — 10 робочих днів після реєстрації, створення чи відкриття об’єкта.
5. Оформіть найм до початку роботи. Якщо ТОВ наймає працівників, відповідальний за кадри готує документи про прийняття, а уповноважена особа подає повідомлення до ДПС до допуску працівника до роботи, коли таке повідомлення вимагається. Збережіть підтвердження прийняття. Окремо визначте, як вести табель і передавати дані для зарплати. Для керівника перевірте порядок оформлення з огляду на його повноваження та характер відносин. Детальніше — про оформлення прийому та звільнення працівників.
6. Зведіть перші операції та зробіть календар. Бухгалтер звіряє банківські виписки з договорами, первинними документами й виплатами, окремо показує відкриті аванси та заборгованість. До календаря внесіть окремі дати подання й сплати, відповідальних та спосіб перевірки квитанцій. Звіти залежать від системи оподаткування, ПДВ, виплат фізособам та інших фактичних обов’язків ТОВ.

Приклад: аванс клієнта і покупка за кошти засновника

ТОВ отримало аванс за розробку сайту. Збережіть договір або замовлення з умовами передоплати, рахунок, якщо його виставляли, і банківську виписку. Коли команда передасть результат, оформіть документ, що підтверджує надання послуги, і зв’яжіть його з оплатою. Бухгалтер окремо визначить, коли виникають бухгалтерський дохід та податкові наслідки за режимом компанії.

Того самого тижня засновник придбав обладнання за власні кошти. Перед відшкодуванням зберіть документ продавця, підтвердження оплати та дані про те, хто є покупцем і на якій підставі діяв засновник. Бухгалтер визначить, як оформити передачу обладнання або компенсацію. Якщо ТОВ залучило підприємця, додатково перевірте як оформити договір і виплату ФОП.

П’ять помилок, які ускладнюють перше закриття місяця

• Відкладати облік до першого продажу. У цей час уже можуть з’явитися внески, комісії та зобов’язання. Передавайте бухгалтеру виписки й документи з дати реєстрації.
• Вважати подану заяву підтвердженням податкового статусу. Перший договір або рахунок може спиратися на помилкові припущення щодо ПДВ чи єдиного податку. Звірте запис у відповідному реєстрі та дату набуття статусу.
• Змішувати гроші компанії з особистими. Для бухгалтера стає незрозуміло, що є вкладом, що потрібно повернути, а що стосується особистих витрат. Погоджуйте підставу платежу і зберігайте підтвердження до переказу.
• Зберігати лише рахунок або скриншот оплати. Рахунок допомагає ідентифікувати платіж, але часто не підтверджує, що товар передано чи послугу виконано. Зберіть первинні документи, які відповідають фактичній операції.
• Залишати документи й доступи в одного підрядника. При заміні бухгалтера команда може втратити архів, квитанції та історію платежів. Тримайте корпоративні доступи під контролем компанії, а передачу документів фіксуйте в спільному реєстрі.

Які звіти внести до календаря

Почніть із таблиці з чотирма колонками: звіт або платіж, період, гранична дата, відповідальний. Для новоствореного платника податку на прибуток ПКУ передбачає річну декларацію за період діяльності у звітному році. Для ТОВ на третій групі єдиного податку орієнтиром є квартальний період. Окремо перевірте фінансову звітність, ПДВ, звіти за працівників і виплати фізособам.

Якщо продажів поки немає, звірте, чи були внески, банківські комісії, найм або інші операції, що впливають на звітність. Після подання додайте до календаря квитанцію або статус прийняття. Якщо звіт відхилено, призначте відповідального за виправлення до граничної дати.

Чеклист директора наприкінці першого місяця

• Зберіть реєстраційні документи, рішення засновників і документи керівника.
• Підтвердьте податковий статус та дати його дії.
• Зіставте виписки з первинними документами, внесками, авансами та заборгованістю.
• Перевірте облік офісу, складу й інших об’єктів, а за наявності працівників — кадрові документи та квитанції.
• Заповніть календар звітності й платежів, призначте відповідальних і встановіть нагадування.
• Збережіть документи та доступи в системах компанії і перевірте, що резервну копію можна відкрити.

Коли варто залучити бухгалтера до першої операції

Залучіть бухгалтера заздалегідь, якщо клієнт очікує документи з ПДВ, компанія отримує оплату з-за кордону, засновник передає майно до капіталу або ТОВ одночасно наймає людей і запускає продажі. Для вибору формату супроводу порівняйте, хто оформлює первинку, хто перевіряє платежі та хто відповідає за строки звітності.

Підготуйте виписку з ЄДР, рішення засновників і список перших операцій. З цими матеріалами команда ведення бухгалтерії ТОВ зможе визначити документи, доступи й найближчі дати саме для вашої компанії. Якщо частину процесів ви вже організували, перегляньте доступні бухгалтерські послуги й оберіть, які задачі передати на супровід.